Kuliah 9 Administrasi Sarana Prasarana

Kuliah 9

Administrasi Sarana Prasarana

Penyimpanan dan Inventarisasi Sarana Prasarana

1.    Penyimpanan Sarana Prasarana

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

a.       Agar barang tidak cepat rusak

b.      Agar tidak terjadi kehilangan barang 

c.       Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila berang tersebut dicari

d.      Memudahkan dalam pengawasan

e.       Memudahkan dalam analisis barang

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :

a.       Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

b.      Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan

c.       Sifat barang yang disimpan

d.      Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

e.       Prosedur dan tata kerja

f.       Biaya yang disediakan

g.      Tenaga yang diperlukan

h.      Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

a.       Barang yang disimpan berdasarka klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)

b.      Barang yang disimpan dalam keadaan bersih.

c.       Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

d.      Barang yang disimpan di tempat yang memadai

e.       Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

f.       Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

g.      Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci

h.      Barang yan disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan 

i.        Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakan dibagian terdepan,         sebaliknya barang yang dikeluarka lebih lama disimpan lebih dalam. 

2.    Inventarisasi  Sarana Prasarana

Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku. Barang inventaris sekolah adalah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli melalui dana dari pemerintah, komite sekolah dan masyarakat, maupun yang diperoleh sebagai pertukaran, hadiah atau hibah serta hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar.

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan sebagai berikut:

a.       Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.

b.      Untuk menghemat keuangan sekolah baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana sekolah.

c.        Sebagai  pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang.

d.      Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.

Manfaat inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan sebagai berikut:

a.         Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan barang.

b.         Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam pengarahan pengadaan barang.

c.         Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran barang.

d.         Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang ( tua, rusak, lebih) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya.

e.         Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.

Untuk memudahkan pengurusan dan pencatatan sarana pendidikan, maka disediakan instrutemn administrasi antara lain:

a)    Buku inventaris

b)   Buku pembelian

c)    Buku penghapusan

d)   Kartu barang

Untuk memudahkan dalam manajemen sarana pendidikan, maka dibuat perangkat manajemen sarana berupa daftar pembelian, daftar penggunaan alat peraga, daftar penggunaan ruang praktikum, daftar distribusi buku pegangan, dan daftar inventaris

Daftar pembelian perabot

No.	Tanggal		Dari	Nama Barang	Harga	Dipakai tanggal	Mulai untuk	Ket.
	Terima	Beli

Daftar penggunaan alat peraga

No.	Tanggal	Nama Alat	Banyak	Pemakai		Tanggal kembali	Keterangan
				Nama Guru	Kelas

Daftar penggunaan ruang praktikum

No.	Kelas						Keterangan
	Senin	Selasa	Rabu	Kamis	Jumat	Sabtu

Daftar distribusi buku pegangan

No.	Tanggal	Judul pengarang	Jilid	Jumlah	Diterimaka kepada		Keterangan
					Nama Guru	Kelas

Daftar inventaris barang

No. Urut

Kode klasifikasi

Jenis Barang

Merek

Ukuran

Tahun Bikin

banyak

Asal dari

Tahun Diperoleh

status

Kelengkapan Dokumen

Kondisi

Harga

Ket

Daftar inventaris bangunan gedung

No. Urut

Kode klasifikasi

Jenis Bangunan

Alamat

Konstruksi

Banyak tingkat

Luas

Tahun Bikin

Tahun Diperoleh

Status

Kondisi

Harga

Ket

tanah

banunan