Kuliah 3

Administrasi Pendidikan

Administrasi Personel Sekolah

A. Pengertian Administrasi Personel Sekolah

            Personel sekolah atau disebut juga personalia sekolah adalah orang-orang yang  tergabung di dalam kerjasama pada suatu sekolah untuk melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan pendidikan^[1]. Personel bisa juga disebut pegawai atau karyawan. Pegawai di sekolah adalah semua manusia yang bergabung dalam kerjasama pada suatu sekolah untuk melaksanakan tugas-tugas dalam mencapapi tujuan pendidikan^[2]. Karenanya, personel sekolah meliputi guru yang disebut tenaga pendidik, tenaga administratif yang disebut tenaga kependidikan, dan karyawan yang disebut kayawan. Ari. H. Gunawan memaknai aministrasi personel sekolah sebagai seluruh proses kegiatan yang dirancang dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu para pegawai disekolah, sehingga mereka dapat membantu/menunjang kegiatan-kegiatan sekolah (khususnya PBM) secara efektif dan efisien demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan”^[3].

             Jadi administrasi personel sekolah adalah administrasi yang menangani masalah-masalah personel sekolah atau pegawai sekolah untuk melaksanakan tugas yang bertujuan untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditentukan. Secara terperinci dapat disebutkan keseluruhan personel sekolah adalah kepala sekolah, guru, pegawai tata usaha, dan pesuruh/penjaga sekolah.

 B. Ruang Lingkup Administrasi Personel Sekolah

            Tujuan dari administrasi personel adalah mendayagunakan tenaga kerja atau pegawai secara efektif dan efisien untuk mencapai hasil yang maksimal . Adapun ruang lingkup  administrasi personalia meliputi:

1.    Perencanaan pegawai

2.    Pengadaan pegawai

3.    Pembiayaan atau pengembangan pegawai

4.    Promosi dan mutasi

5.    Pemberhentian pegawai

6.    Pensiun

7.    Kesejahteraan pegawai

 C. Tujuan Administrasi Personalia

            Seperti disebutkan dalam definisi di atas bahwa tujuan administrasi personalia adalah untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditentukan. Tujuan ini berupa suatu hasil, produk, atau produksi. Oleh karena itu, tujuan ini disebut juga tujuan yang berorientasi kepada hasil. Hasil produk suatu le mbaga atau sekolah tidak mesti barang, tetapi dapat juga berupa jasa, tenaga kerja, peraturan-peraturan, dan lainnya.

            Di samping tujuan yang berupa hasil di atas, administrasi personel memiliki tujuan yang lain yakni adanya kepuasan hati pada para pekerja. Tujuan  ini berorientasi pada manusia atau pagawai sebagai bagian dari sekolah.

            Dengan demikian tujuan administrasi personel ialah mendayagunakan tenaga kerja atau pegawai secara efektif dan efisien untuk mencapai hasil yang maksimal dengan disertai pemeliharaan yang sebaik-baiknya sehingga timbul rasa bahagian dan senang pada mereka.

 D. Manajemen Personalia Sekolah

Manajemen adalah ilmu tentang upaya manusia untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimilikiya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien^[4]. Sedangkan personalia ialah semua aggota organisasi yang berkerja untuk  kepentingan organisasi yaitu untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan (Made  Pidarta, 2004:108)^[5].

Yang dimaksud dengan manajamen personalia adalah segenap proses penaataan yang bersangkut paut dengan masalah memperoleh dan menggunakan tenaga kerja untuk tercapainya tujuan sekolah yang telah ditentukan sebelumnya. Personalia sekolah mencakup kepala sekolah, wakil kepala, tenaga kependidikan, tenaga pendidik, dan siswa.

Kegiatan administratif dan instrument yang digunakan berkaitan dengan personel sekolah sebagaimana yang disampaikan oleh B. Suryosubroto meliputi:

1. Daftar personel

   Daftar personel memuat identitas atau keterangan lengkap tentang diri pegawai atau karyawan yang bersangkutan baik tenaga pendidik maupun tenaga kependidikan. Daftar personel berisi keteranan identitas diri yang meliputi nama lengkap dan identitas lain (agama, tempat tinggal, tahun lahir, dan sebagainya), pangkat, jabatan, pendidikan terakhir, pendidikan tambahan, dan keadaan keluarga. Berikut contoh daftar personel.

          

DAFTAR PEGAWAI Sekolah…………………………………..   1.        Nama                           : ………………………………………………… 2.        Tempat/tanggal lahir     : ………………………………………………… 3.        NIP                              : ………………………………………………… 4.        Bangsa                         : ………………………………………………… 5.        Pangkat                                    : ………………………………………………… 6.        Jabatan                         : ………………………………………………… 7.        Status Pegawai             : ………………………………………………… 8.        No KTP                        : ………………………………………………… 9.        Alamat Rumah             : ………………………………………………… 10.    Riwayat pendidikan     : a.                                     : ………………………………………………… b.                                    : ………………………………………………… c.                                     : ………………………………………………… 11.    Pendidikan tambahan   : ………………………………………………… a.                                     : ………………………………………………… b.                                    : ………………………………………………… c.                                     : ………………………………………………… 12.    Nama istri/suami          : ………………………………………………… 13.    Pekerjaan                     : ………………………………………………… 14.    Nama anak                   : …………………………………………………

 

Setiap personel harus disediakan satu map untuk menyimpan arsip-arsip/surat keterangan yang sah, yang mungkin berwujud salinan fotokopi yang berhubungan erat dengan masalah kepegawaian seperti:

a.       Surat keputusan pengangkatan pegawai

b.      Surat keputusan kenaikan pangkat

c.       Surat keputusan kenaikan gaji berkala

d.      Salinan/fotokopi ijazah

e.       Fotokopi kartu pegawai (PARPEG)

f.       Surat nikah

g.      Catatan penting yang yang menyangkut diri pegawai atau guru misalnya: tanda penghargaan guru teladan, piagam, dan lain-lain.

 

Arsip personel sekolah disimpan di dalam rak khusus dengan maksud agar terbebas dari gangguan apapun dan untuk memudahkan pencarian bilamana suatu waktu dibutuhkan

Selain daftar personel sekolah disimpan dalam sebuah arsip, biasanya daftar personel sekolah juga terpampang di kantor sekolah. Daftar personel ini besifat sebagai daftar pembagian tugas guru. Daftar pembagian tugas guru memuat nama guru, pendidikan terakhir, pangkat/golongan, mengajar mata pelajaran, kelas, jam, dan keterangan. Berikut contoh daftar pembagian tugas mengajar guru.

 

 

DAFTAR PERSONALIA GURU

Sekolah ……………………………………..

 

No	NIP	Nama Guru	Pendidikan Terakhir	Pangkat/ Golongan	Mengajar Mat. Pel	Kelas	Jam	Ket
1 2 3 4 5

                                                                               …………………………. , 20 …..

                                                                                                Kepala Sekolah

 

                                                                                                                               ……………………………………

 

2. Daftar Hadir Guru/Pegawai

       Kehadiran guru/pegawai hendaknya selalu dikontrol oleh kepala sekolah. Daftar hadir bagi guru mungkin bersifar harian, artinya setiap hari guru menantangani daftar hadir tersebut, tetapi untuk sekolah lanjutan, daftar hadir dibuat berdasarkan jam mengajar. Oleh karenanya daftar hadir yang disediakan disekolah berdasarkan jam pelajaran.

       Dari daftar hadir guru tersebut dapat diketahui pro sentase kehadiran guru dalam suatu jangka tertentu, sehingga dari hasil daftar hadir guru tersebut dapat dilakukan evaluasi. Daftar hadir guru juga dapat dijadikan sebagai alat kontrol dalam supervisi pendidikan terutama yang dilakukan oleh kepala sekolah

       Contoh daftar hadir guru harian 

Daftar Hadir Guru/Pegawai

Sekolah …………………………………….

Bulan………………….

Nomor	Nama	Tanggal
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	dst
1 2 3 4 5 6 7 8 9

       Contoh daftar hadir guru berdasarkan jam pelajaran.

     

Daftar Hadir Guru berdasarkan jam mengajar

Sekolah………………………

 

Hari/tanggal	Jam	Waktu	Mata Pelajaran	Paraf guru
……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. …………….	1 2 3 4 5 6 7 8 dst.	07.00 – 07.45 07.45 – 08.30 08.30 – 09.15 09.15 – 10.10 10.10 – 10.55 10.55 – 10.05 10.05 – 11.50 11.50 – 12.35 dst	………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… Dst	………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… dst

 

D. Tugas-Tugas Personel Sekolah

Berikut ini adalah beberapa tugas pokok yang harus dilaksanakan oleh masing-masing personil atau perangkat sekolah, antara lain :

1.    Tugas pokok dan fungsi Kepala Sekolah

      a.   Kepala Sekolah Selaku pimpinan, mempunyai tugas :

1)   Menyusun perencanaan

2)   Mengorganisir kegiatan

3)   Mengarahkan kegiatan

4)   Mengkoordinir kegiatan

5)   Melaksanakan pengawasan

6)   Melakukan evaluasi setiap kegiatan

7)   Menentukan kebijaksanaan

8)   Mengadakan rapat

9)   Mengambil keputusan

10)    Mengatur proses belajar mengajar

11)    Mengatur administrasi kantor, siswa, perlengkapan dan keuangan

12)    Mengatur organisasi siswa intra sekolah ( OSIS )

13)    Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat

     b.   Kepala Sekolah selaku administrator, mempunyai tugas :

1.    Perencanaan

2.    Pengorganisasian

3.    Pengarahan

4.    Pengkoordinasian

5.    Pengawasan 

     c.   Kepala Sekolah sebagai Suvervisor, mempunyai tugas supervisi terhadap :

1.    Kegiatan belajar mengajar

2.    Kegiatan bimbingan

3.    Kegiatan ekstra kurikuler

4.    Kegiatan ketatausahaan

5.    Kegiatan kerjasama dengan masyarakat dan dunia usaha

6.    Kegiatan OSIS

2. Wakil Kepala Sekolah

Wakil Kepala Sekolah membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sbb:

a.    Penyusunan rencana, pembuatan program kegiatan dan program pelaksanaan

b.    Pengorganisasian

c.    Pengarahan

d.   Ketenagakerjaan

e.    Pengkoordinasian

f.     Pengawasan

g.    Penilaian

h.    Identifikasi dan pengumpulan data

i.      Pengembangan keunggulan

j.      Penyusunan laporan 

3. Urusan Kurikulum

a.    Menyusun dan menjabarkan Kalender Pendidikan

b.    Menyusun Pembagian Tugas Guru dan Jadwal Pelajaran

c.    Mengatur Penyusunan Program Pengajaran (Program Semester, Program Satuan Pelajaran, dan Persiapan Mengajar, Penjabaran dan Penyesuaian Kurikulum)

d.   Mengatur pelaksanaan program penilaian Kriteria Kenaikan Kelas, Kriteria Kelulusan dan Laporan Kemajuan Belajar Siswa serta pembagian Raport dan SKHUN

e.    Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan

f.     Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar

g.    Mengatur Pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran

h.    Mengatur Mutasi Siswa

i.      Melaksanakan supervisi administrasi dan akademis

j.      Menyusun Laporan

4. Urusan Kesiswaan

a.    Mengatur pelaksanaan Bimbingan Konseling

b.    Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (Keamanan, Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan dan Kerindangan)

c.    Mengatur dan membina program kegiatan OSIS meliputi: Kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok Ilmiah Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli Keamanan Sekolah (PKS) Paskibra

d.   Mengatur pelaksanaan Kurikuler dan Ekstra Kurikuler

e.    Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah

f.     Menyelenggarakan Cerdas Cermat, Olah Raga Prestasi

g.    Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapat beasiswa. 

5. Urusan Sarana dan Prasarana

a.    Merencanakan kebutuhan sarana prasarana untuk menunjang proses belajar mengajar

b.    Merencanakan program pengadaan sarana prasarana

c.    Mengatur pemanfaatan sarana prasarana

d.   Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian

e.    Mengatur pembakuannya

f.     Menyusun laporan

6. Urusan Hubungan Dengan Masyarakat

a.    Mengatur dan mengembangkan hubungan dengan komite dan peran komite

b.    Menyelenggarakan bakti sosial, karyawisata

c.    Menyelenggarakan pameran hasil pendidikan di sekolah (gebyar seni)

d.   Menyusun laporan 

7. Guru Mata Pelajaran

a.    Membuat Perangkat Pembelajaran

b.    Melaksanakan kegiatan pembelajaran

c.    Melaksanakan kegiatan Penilaian Proses Belajar, Ulangan Harian, Ulangan Umum, Ujian Akhir

d.   Melaksanakan analisis hasil ulangan harian

e.    Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan

f.     Mengisi daftar nilai siswa

g.    Melaksanakan kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan) kepada guru lain dalam proses kegiatan belajar mengajar

h.    Membuat alat pelajaran / alat peraga

i.      Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni

j.      Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum

k.    Melaksanakan tugas tertentu di sekolah

l.      Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya

m.  Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar

n.    Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran

o.    Mengatur keberhasilan ruang kelas dan pratikum

p.    Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan perangkatnya.

8. Wali Kelas

a.    Pengelolaan kelas

b.    Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi : Denah tempat duduk siswa, Papan absensi siswa, Daftar pelajaran kelas, Daftar piket kelas,Buku absensi siswa, Buku kegiatan pembelajaran/buku kelas, Tata tertib siswa, pembuatan statistik bulanan siswa

c.    Pengisian daftar kumpulan nilai (leger)

d.   Pembuatan catatan khusus tentang siswa

e.    Pencatatan mutasi siswa

f.     Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar

g.    Pembagian buku laporan hasil belajar 

9. Guru Bimbingan Konseling

a.    Penyusunan program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling

b.    Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar

c.    Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam Kegiatan belajar

d.   Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai

e.    Mengadakan penilaian pelaksanaan Bimbingan dan Penyuluhan

f.     Menyusun Satatistik hasil penilaian BK

g.    Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar

h.    Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut Bimbingan dan Konseling

i.      Menyusun laporan pelaksanaan Bimbingan dan Konseling.

10. Pustakawan Sekolah

a.    Perencanaan pengadaan buku/bahan pustaka/media elektronik

b.    Pengurusan pelayanan perpustakaan

c.    Perencanaan pengembangan perpustakaan

d.   Pemeliharaan dan perbaikan buku-buku/bahan pustaka/media elektronika

e.    Inventarisasi dan pengadministrasian buku-buku/bahan pustaka/media elektronika

f.     Melakukan layanan bagi siswa, guru dan tenaga kependidikan lainnya, serta masyarakat

g.    Penyimpanan buku perpustakaan/media elektronika

h.    Menyusun Tata tertib perpustakaan

i.      Menyusun Laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala. 

11. Pengelolaan Laboratorium

a.    Perencanaan pengadaan alat dan bahan laboratorium

b.    Menyusun jadwal dan tata tertib penggunaan laboratorium

c.    Mengatur penyimpanan dan daftar alat-alat laboratorium

d.   Memelihara dan perbaikan alat-alat laboratorium

e.    Inventarisasi dan pengadministrasian peminjam alat-alat laboratorium

f.     Menyusun laporan pelaksanaan kagiatan laboratorium.

12. Kepala Tata Usaha

a.    Penyusunan program kerja tata usaha sekolah

b.    Pengelolaan keuangan sekolah

c.    Pengurus administrasi ketenagaan dan siswa

d.   Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah

e.    Penyusunan administrasi perlengkapan

f.     Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

g.    Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7K

h.    Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketata usahaan secara berkala. 

13. Tugas Pokok dan Fungsi Pesuruh Sekolah

a.    Melaksanakan tugas kebersihan

b.    Menyediakan makan/minum untuk Kepala Sekolah dan Tamu Sekolah

c.    Meminta dan menerima tugas dari kepala sekolah

d.   Membantu menyediakan kebutuhan barang-barang yang diperlukan Kepala Sekolah

e.    Melakukan tugas belanja makan/minum, foto copy, mengantar surat dan tugas sejenis lainnya

f.     Mengecek ketersedian air minum, teh, gula dan kopi setiap hari.

g.    Memelihara dan menjaga barang-barang milik sekolah.

14. Tugas Pokok dan Fungsi Penjaga Sekolah

1. Melaksanakan tugas pengamanan sekolah
2. Untuk memastikan bahwa kondisi lingkunan sekolah aman
3. Mengawasi dan menjaga keamanan lahan parkir sekolah
4. Memelihara dan menjaga barang-barang milik sekolah
5. Bekerjama dengan dinas terkait apabila ada masalah keamanan yang tidak dapat dilakukan secara internal atau sudah terjadi perbuatan melanggar hukum. 

 

REFERENSI

B. Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah, PT Rineka Cipta, Jakarta, 2010.

Indriyo Gotosudarmo dan Agus Mulyono, Prinsip Dasar Manajemen edisi 3, PT BPFE, Yogyakarta, 1996

Gunawan, Ary H., Administrasi Sekolah Administrasi Pendidikan Mikro, Jakarta,  PT. Rineka Cipta, 1996.

M. Daryanto, Administrasi Pendidikan, Jakarta, Rineka Cipta, 2014

Made Pidarta, Manajeemn Pendidikan Indonesia cet II, PT Asdi Mahasatya, Jakarta, 2004.

 

---

^[1] B. Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah, PT Rineka Cipta, Jakarta, 2010, 86

^[2] M. Daryanto, Administrasi Pendidikan, Jakarta, Rineka Cipta, 2014

^[3] Gunawan, Ary H., Administrasi Sekolah Administrasi Pendidikan Mikro, Jakarta,  PT. Rineka Cipta, 1996.

^[4] Indriyo Gotosudarmo dan Agus Mulyono, Prinsip Dasar Manajemen edisi 3, PT BPFE, Yogyakarta, 1996

^[5] Made Pidarta, Manajeemn Pendidikan Indonesia cet II, PT Asdi Mahasatya, Jakarta, 2004, 108.