ADMINISTRASI PERSONEL SEKOLAH
A. Pengertian Administrasi Personel
Sekolah
Personel
sekolah atau disebut juga personalia sekolah adalah orang-orang yang tergabung di dalam kerjasama pada suatu
sekolah untuk melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan pendidikan[1].
Personel bisa
juga disebut pegawai atau karyawan. Pegawai di sekolah adalah semua manusia
yang bergabung dalam kerjasama pada suatu sekolah untuk melaksanakan
tugas-tugas dalam mencapapi tujuan pendidikan[2].
Karenanya, personel sekolah meliputi guru yang disebut tenaga pendidik, tenaga
administratif yang disebut tenaga kependidikan, dan karyawan yang disebut
kayawan.
Jadi
administrasi personel sekolah adalah administrasi yang menangani
masalah-masalah personel sekolah atau pegawai sekolah untuk melaksanakan tugas
yang bertujuan untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditentukan. Secara
terperinci dapat disebutkan keseluruhan personel sekolah adalah kepala sekolah,
guru, pegawai tata usaha, dan pesuruh/penjaga sekolah.
B. Ruang Lingkup Administrasi Personel
Sekolah
Tujuan
dari administrasi personel adalah mendayagunakan tenaga kerja atau pegawai
secara efektif dan efisien untuk mencapai hasil yang maksimal . Adapun ruang
lingkup administrasi personalia
meliputi:
1. Perencanaan
pegawai
2. Pengadaan
pegawai
3. Pembiayaan
atau pengembangan pegawai
4. Promosi
dan mutasi
5. Pemberhentian
pegawai
6. Pensiun
7. Kesejahteraan
pegawai
C. Tujuan Administrasi Personalia
Seperti
disebutkan dalam definisi di atas bahwa tujuan administrasi personalia adalah
untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditentukan. Tujuan ini berupa suatu
hasil, produk, atau produksi. Oleh karena itu, tujuan ini disebut juga tujuan
yang berorientasi kepada hasil. Hasil produk suatu le mbaga atau sekolah tidak
mesti barang, tetapi dapat juga berupa jasa, tenaga kerja, peraturan-peraturan,
dan lainnya.
Di
samping tujuan yang berupa hasil di atas, administrasi personel memiliki tujuan
yang lain yakni adanya kepuasan hati pada para pekerja. Tujuan ini berorientasi pada manusia atau pagawai
sebagai bagian dari sekolah.
Dengan
demikian tujuan administrasi personel ialah mendayagunakan tenaga kerja atau
pegawai secara efektif dan efisien untuk mencapai hasil yang maksimal dengan
disertai pemeliharaan yang sebaik-baiknya sehingga timbul rasa bahagian dan
senang pada mereka.
D. Manajemen Personalia Sekolah
Manajemen adalah ilmu tentang upaya manusia untuk
memanfaatkan semua sumber daya yang dimilikiya untuk mencapai tujuan secara
efektif dan efisien[3].
Sedangkan personalia ialah
semua aggota organisasi yang berkerja untuk
kepentingan organisasi yaitu untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan (Made Pidarta, 2004:108)[4].
Yang dimaksud dengan manajamen personalia adalah segenap proses penaataan yang bersangkut paut dengan masalah memperoleh dan
menggunakan tenaga kerja untuk tercapainya tujuan sekolah yang telah ditentukan
sebelumnya. Personalia sekolah
mencakup kepala sekolah, wakil kepala, tenaga
kependidikan, tenaga pendidik, dan siswa.
Kegiatan
administratif dan instrument yang digunakan berkaitan dengan personel sekolah sebagaimana
yang disampaikan oleh B. Suryosubroto meliputi:
1. Daftar personel
Daftar personel memuat identitas atau
keterangan lengkap tentang diri pegawai atau karyawan yang bersangkutan baik
tenaga pendidik maupun tenaga kependidikan. Daftar personel berisi keteranan
identitas diri yang meliputi nama lengkap dan identitas lain (agama, tempat
tinggal, tahun lahir, dan sebagainya), pangkat, jabatan, pendidikan terakhir,
pendidikan tambahan, dan keadaan keluarga. Berikut contoh daftar personel.
Setiap
personel harus disediakan satu map untuk menyimpan arsip-arsip/surat keterangan
yang sah, yang mungkin berwujud salinan fotokopi yang berhubungan erat dengan
masalah kepegawaian seperti:
a. Surat keputusan pengangkatan pegawai
b. Surat keputusan kenaikan pangkat
c. Surat keputusan kenaikan gaji berkala
d. Salinan/fotokopi ijazah
e. Fotokopi kartu pegawai (PARPEG)
f. Surat nikah
g. Catatan penting yang yang menyangkut
diri pegawai atau guru misalnya: tanda penghargaan guru teladan, piagam, dan
lain-lain.
Arsip
personel sekolah disimpan di dalam rak khusus dengan maksud agar terbebas dari
gangguan apapun dan untuk memudahkan pencarian bilamana suatu waktu dibutuhkan
Selain
daftar personel sekolah disimpan dalam sebuah arsip, biasanya daftar personel
sekolah juga terpampang di kantor sekolah. Daftar personel ini besifat sebagai
daftar pembagian tugas guru. Daftar pembagian tugas guru memuat nama guru,
pendidikan terakhir, pangkat/golongan, mengajar mata pelajaran, kelas, jam, dan
keterangan. Berikut contoh daftar pembagian tugas mengajar guru.
DAFTAR PERSONALIA GURU
Sekolah
……………………………………..
No
|
NIP
|
Nama Guru
|
Pendidikan Terakhir
|
Pangkat/
Golongan
|
Mengajar Mat. Pel
|
Kelas
|
Jam
|
Ket
|
1
2
3
4
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
………………………….
, 20 …..
Kepala Sekolah
……………………………………
2. Daftar Hadir
Guru/Pegawai
Kehadiran guru/pegawai hendaknya selalu
dikontrol oleh kepala sekolah. Daftar hadir bagi guru mungkin bersifar harian,
artinya setiap hari guru menantangani daftar hadir tersebut, tetapi untuk
sekolah lanjutan, daftar hadir dibuat berdasarkan jam mengajar. Oleh karenanya
daftar hadir yang disediakan disekolah berdasarkan jam pelajaran.
Dari daftar hadir guru tersebut dapat
diketahui pro sentase kehadiran guru dalam suatu jangka tertentu, sehingga dari
hasil daftar hadir guru tersebut dapat dilakukan evaluasi. Daftar hadir guru
juga dapat dijadikan sebagai alat kontrol dalam supervisi pendidikan terutama
yang dilakukan oleh kepala sekolah
Contoh daftar hadir guru harian
Daftar Hadir
Guru/Pegawai
Sekolah …………………………………….
Bulan………………….
Nomor
|
Nama
|
Tanggal
|
|||||||||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
dst
|
||
1
2
3
4
5
6
7
8
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Contoh daftar hadir guru berdasarkan jam pelajaran.
Daftar Hadir Guru
berdasarkan jam mengajar
Sekolah………………………
Hari/tanggal
|
Jam
|
Waktu
|
Mata Pelajaran
|
Paraf guru
|
…………….
…………….
…………….
…………….
…………….
…………….
…………….
|
1
2
3
4
5
6
7
8
dst.
|
07.00 – 07.45
07.45 – 08.30
08.30 – 09.15
09.15 – 10.10
10.10 – 10.55
10.55 – 10.05
10.05 – 11.50
11.50 – 12.35
dst
|
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
dst
|
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
dst
|
D. Tugas-Tugas Personel Sekolah
Berikut ini adalah beberapa tugas pokok yang harus dilaksanakan
oleh masing-masing personil atau perangkat sekolah, antara lain :
1.
Tugas pokok dan fungsi Kepala
Sekolah
a.
Kepala Sekolah Selaku pimpinan,
mempunyai tugas :
1) Menyusun perencanaan
2) Mengorganisir kegiatan
3) Mengarahkan kegiatan
4) Mengkoordinir kegiatan
5) Melaksanakan pengawasan
6) Melakukan evaluasi setiap kegiatan
7) Menentukan kebijaksanaan
8) Mengadakan rapat
9) Mengambil keputusan
10) Mengatur proses belajar mengajar
11) Mengatur administrasi kantor, siswa,
perlengkapan dan keuangan
12) Mengatur organisasi siswa intra
sekolah ( OSIS )
13)
Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat
b. Kepala Sekolah selaku administrator,
mempunyai tugas :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
c. Kepala Sekolah sebagai Suvervisor,
mempunyai tugas supervisi terhadap :
1. Kegiatan belajar mengajar
2. Kegiatan bimbingan
3. Kegiatan ekstra kurikuler
4. Kegiatan ketatausahaan
5.
Kegiatan kerjasama dengan masyarakat dan dunia usaha
6.
Kegiatan OSIS
2.
Wakil Kepala Sekolah
Wakil Kepala Sekolah membantu Kepala Sekolah dalam
kegiatan-kegiatan sbb:
a. Penyusunan rencana, pembuatan program
kegiatan dan program pelaksanaan
b. Pengorganisasian
c. Pengarahan
d. Ketenagakerjaan
e. Pengkoordinasian
f. Pengawasan
g. Penilaian
h. Identifikasi dan pengumpulan data
i. Pengembangan keunggulan
j. Penyusunan laporan
3.
Urusan Kurikulum
a. Menyusun dan menjabarkan Kalender
Pendidikan
b. Menyusun Pembagian Tugas Guru dan
Jadwal Pelajaran
c. Mengatur Penyusunan Program Pengajaran
(Program Semester, Program Satuan Pelajaran, dan Persiapan Mengajar, Penjabaran
dan Penyesuaian Kurikulum)
d. Mengatur pelaksanaan program
penilaian Kriteria Kenaikan Kelas, Kriteria Kelulusan dan Laporan Kemajuan
Belajar Siswa serta pembagian Raport dan SKHUN
e. Mengatur pelaksanaan program
perbaikan dan pengayaan
f. Mengatur pemanfaatan lingkungan
sebagai sumber belajar
g. Mengatur Pengembangan MGMP dan
Koordinator mata pelajaran
h. Mengatur Mutasi Siswa
i. Melaksanakan supervisi administrasi
dan akademis
j. Menyusun Laporan
4.
Urusan Kesiswaan
a. Mengatur pelaksanaan Bimbingan
Konseling
b. Mengatur dan mengkoordinasikan
pelaksanaan 7K (Keamanan, Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan,
Kesehatan dan Kerindangan)
c. Mengatur dan membina program
kegiatan OSIS meliputi: Kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok Ilmiah
Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli Keamanan Sekolah (PKS)
Paskibra
d. Mengatur pelaksanaan Kurikuler dan
Ekstra Kurikuler
e. Menyusun dan mengatur pelaksanaan
pemilihan siswa teladan sekolah
f. Menyelenggarakan Cerdas Cermat, Olah
Raga Prestasi
g. Menyeleksi calon untuk diusulkan
mendapat beasiswa.
5.
Urusan Sarana dan Prasarana
a.
Merencanakan kebutuhan sarana prasarana untuk menunjang
proses belajar mengajar
b. Merencanakan program pengadaan
sarana prasarana
c. Mengatur pemanfaatan sarana
prasarana
d. Mengelola perawatan, perbaikan dan
pengisian
e. Mengatur pembakuannya
f.
Menyusun laporan
6.
Urusan Hubungan Dengan Masyarakat
a. Mengatur dan mengembangkan hubungan
dengan komite dan peran komite
b. Menyelenggarakan bakti sosial,
karyawisata
c. Menyelenggarakan pameran hasil
pendidikan di sekolah (gebyar seni)
d.
Menyusun laporan
7.
Guru Mata Pelajaran
a. Membuat Perangkat Pembelajaran
b. Melaksanakan kegiatan pembelajaran
c. Melaksanakan kegiatan Penilaian
Proses Belajar, Ulangan Harian, Ulangan Umum, Ujian Akhir
d. Melaksanakan analisis hasil ulangan
harian
e. Menyusun dan melaksanakan program
perbaikan dan pengayaan
f. Mengisi daftar nilai siswa
g. Melaksanakan kegiatan membimbing
(pengimbasan pengetahuan) kepada guru lain dalam proses kegiatan belajar
mengajar
h. Membuat alat pelajaran / alat peraga
i. Menumbuh kembangkan sikap menghargai
karya seni
j. Mengikuti kegiatan pengembangan dan
pemasyarakatan kurikulum
k. Melaksanakan tugas tertentu di
sekolah
l. Mengadakan pengembangan program
pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya
m. Membuat catatan tentang kemajuan
hasil belajar
n. Mengisi dan meneliti daftar hadir
siswa sebelum memulai pelajaran
o. Mengatur keberhasilan ruang kelas dan
pratikum
p. Mengumpulkan dan menghitung angka
kredit untuk kenaikan perangkatnya.
8.
Wali Kelas
a. Pengelolaan kelas
b. Penyelenggaraan administrasi kelas
meliputi : Denah tempat duduk siswa, Papan absensi siswa, Daftar pelajaran
kelas, Daftar piket kelas,Buku absensi siswa, Buku kegiatan pembelajaran/buku
kelas, Tata tertib siswa, pembuatan statistik bulanan siswa
c. Pengisian daftar kumpulan nilai (leger)
d. Pembuatan catatan khusus tentang
siswa
e. Pencatatan mutasi siswa
f. Pengisian buku laporan penilaian
hasil belajar
g. Pembagian buku laporan hasil belajar
9.
Guru Bimbingan Konseling
a. Penyusunan program dan pelaksanaan
bimbingan dan konseling
b. Koordinasi dengan wali kelas dalam
rangka mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan
belajar
c. Memberikan layanan dan bimbingan
kepada siswa agar lebih berprestasi dalam Kegiatan belajar
d. Memberikan saran dan pertimbangan
kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan
pekerjaan yang sesuai
e. Mengadakan penilaian pelaksanaan
Bimbingan dan Penyuluhan
f. Menyusun Satatistik hasil penilaian
BK
g. Melaksanakan kegiatan analisis hasil
evaluasi belajar
h. Menyusun dan melaksanakan program
tindak lanjut Bimbingan dan Konseling
i. Menyusun laporan pelaksanaan
Bimbingan dan Konseling.
10.
Pustakawan Sekolah
a. Perencanaan pengadaan buku/bahan
pustaka/media elektronik
b. Pengurusan pelayanan perpustakaan
c. Perencanaan pengembangan
perpustakaan
d. Pemeliharaan dan perbaikan
buku-buku/bahan pustaka/media elektronika
e. Inventarisasi dan pengadministrasian
buku-buku/bahan pustaka/media elektronika
f. Melakukan layanan bagi siswa, guru
dan tenaga kependidikan lainnya, serta masyarakat
g. Penyimpanan buku perpustakaan/media
elektronika
h. Menyusun Tata tertib perpustakaan
i. Menyusun Laporan pelaksanaan
kegiatan perpustakaan secara berkala.
11.
Pengelolaan Laboratorium
a. Perencanaan pengadaan alat dan bahan
laboratorium
b. Menyusun jadwal dan tata tertib
penggunaan laboratorium
c. Mengatur penyimpanan dan daftar
alat-alat laboratorium
d. Memelihara dan perbaikan alat-alat
laboratorium
e. Inventarisasi dan pengadministrasian
peminjam alat-alat laboratorium
f. Menyusun laporan pelaksanaan
kagiatan laboratorium.
12.
Kepala Tata Usaha
a. Penyusunan program kerja tata usaha
sekolah
b. Pengelolaan keuangan sekolah
c. Pengurus administrasi ketenagaan dan
siswa
d. Pembinaan dan pengembangan karir
pegawai tata usaha sekolah
e. Penyusunan administrasi perlengkapan
f. Penyusunan dan penyajian
data/statistik sekolah
g. Mengkoordinasikan dan melaksanakan
7K
h. Penyusunan laporan pelaksanaan
kegiatan pengurusan ketata usahaan secara berkala.
13.
Tugas Pokok dan Fungsi Pesuruh Sekolah
a. Melaksanakan tugas kebersihan
b. Menyediakan makan/minum untuk Kepala
Sekolah dan Tamu Sekolah
c. Meminta dan menerima tugas dari
kepala sekolah
d. Membantu menyediakan kebutuhan
barang-barang yang diperlukan Kepala Sekolah
e. Melakukan tugas belanja makan/minum,
foto copy, mengantar surat dan tugas sejenis lainnya
f. Mengecek ketersedian air minum, teh,
gula dan kopi setiap hari.
g. Memelihara dan menjaga barang-barang
milik sekolah.
14.
Tugas Pokok dan Fungsi Penjaga Sekolah
- Melaksanakan tugas pengamanan
sekolah
- Untuk memastikan bahwa kondisi lingkunan sekolah aman
- Mengawasi dan menjaga keamanan lahan parkir sekolah
- Memelihara dan menjaga barang-barang milik sekolah
- Bekerjama dengan dinas terkait apabila ada masalah
keamanan yang tidak dapat dilakukan secara internal atau sudah terjadi
perbuatan melanggar hukum.
[3] Indriyo
Gotosudarmo dan Agus Mulyono, Prinsip Dasar Manajemen edisi 3, PT BPFE,
Yogyakarta, 1996
No comments:
Post a Comment