Kuliah 8
Administrasi Pendidikan
Administrasi Tata Usaha Sekolah
A.
Pengertian dan Ruang Lingkup Tata Usaha
Tata
usaha adalah segenap kegiatan pengelolaan surat menyurat yang dimulai dari
menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan,
semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi[1].
Muljani
A. Nuhadi menyatakan bahwa administrasi tata usaha merupakan salahsatu kegiatan
administrasi pendidikan di sekolah yang meliputi pembuatan surat, pengelolaan
surat, dan penataan arsip[2].
Jadi
administrasi tata usaha adalah salah satu kegiatan administrasi berkaitan
dengan kegiatan pendidikan yang meliputi penghimpunan, pencatatan, pengelolaan,
dan pengarsipan surat.
Tata
usaha sangat membantu pimpinan sebuah organisasi dalam membuat keputusan dan
melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan-pencatatan informasi berkaitan dengan
organisasi disamping untuk keperluan informasi, juga berkaitan dengan fungsi
pertanggungjawaban dan fungsi kontrol.
Ruang
lingkup ketatausahaan meliputi pembuatan surat, pengelolaan surat, dan
pengarsipan.
B.
Organisasi surat menyurat
1.
Pembuatan surat
Surat
mempunyai peranan penting bagi organisasi karena surat befungsi sebagai alat
dan bukti komunikasi dan informasi. Surat juga dapat dijadikan sebagai alat pengukur
banyaknya kegiatan dalam sebuah organisasi.
Dilihat
dari jenisnya surat dapat dibedakan menjadi:
a.
Surat dinas, yaitu jenis surat yang
ditujukan kepada lembaga atau organisasi kedinasan atau jabatan dalam
kedinasasan.
b.
Nota dinas, atau yang disebut nota yaitu
salah satu alat komunikasi kedinasan antar pejabat/personil atau bagian unit
kerja yang masih berada dalam satu lingkungan unit kerja, yang sering digunakan
untuk meminta penjelasan atau keputusan.
c.
Memorandum (memo), yaitu salah satu alat
komunikasi di lingkungan unit kerja tertentu (misalnya sekolah) yang sifat
penyampaiannya tidak resmi.
d.
Surat pengantar, yaitu surat yang
digunakan untuk mengantarkan sesuatu hal.
e.
Surat edaran, yaitu pemberitahuan tertulis
yang ditujukan kepada pihak-pihak tertentu yang berisi pemberian penjelasan
atau petunjuk-petunjuk tertentu.
f.
Surat undangan, yatu surat
pemberitahuanyang meminta yang bersangkutan untuk datang pada acara tertentu
yang telah ditentukan.
g.
Surat keputusan, yaitu surat yang
mempunyai kekuatan hukum dan dapat memuat tentang pembentukan, pengaturan,
pengesahan, perubahan status atau pembubaran suatu tim, panitia dan lain-lain
dalam suatu unit kerja.
Surat
keputusan biasanya digunakan untuk:
-
Pelimpahan/penyerahan wewenang tertentu
kepada seseorang
-
Pengesahan tentang petunjuk pelaksanaan
suatu peraturan
-
Pembentukan tim, kepanitiaan, suatu tugas
dan sebagainya.
-
Penetapan suaut keputusan yang bersifat
umum dan penting dalam rangka kebijakan pokok.
h.
Surat tugas, yaitu surat yang berisi
penugasan dari atasan yang harus dilaksanakan oleh seseorang atau sekelompok
orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja.
i.
Pengumuman, yaitu surat yang berisi
pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditunjukan kepada para pegawai bawahan
atau para guru atau pihak-pihak lain yang dianggap penting[3].
Surat resmi
harus memenuhi kriteria berikut :
a. Ditulis dalam kertas putih dengan ukuran F4 (Folio) atau A4 (kwarto)
b. Jelas yang dituju
c. Terang dan jelas maksudnya
d. Kalimat dan bahasannya harus tepat
e. Singkat dan efisien[4].
Menurut Fauzan Susunan Surat dinas berisi
a. Kepala surat
b. Isi surat
a. Kepala surat
Kepala surat pada umumnya terdiri dari :
1) Kop surat
2) Tanggal
3) Nomor surat
4) Lampiran
5) Perihal
6) Alamat
1) Kop surat
Kop surat biasanya diketik di tengah-tengah pada bagian atas surat. Biasanya diketik
dalam bentuk yang menarik karena menjadi identitas organisasi bersangkutan.
Surat yang menggunakan kop surat menunjukkan resminya sebuah surat. Oleh karena
itu surat pribadi hendaknya tidak menggunakan surat yang berkop.
Kop surat terdiri dari :
1. Nama kantor, perusahaan, lembaga atau organisasi
2. Alamat lengkap,
nomor telepon, faximile, dan email
3. Nama kantor
cabang, dan kantornya
4. Nama banker
5. Berbagai jenis
usaha
6. Nomor kotak pos
7. Logo lembaga
Contoh kop surat:
 |
2) Tanggal surat
Surat yang menggunakan kop surat, maka penulisan
tanggal tidak perlu didahului dengan nama tempat atau kota, karena pada kop
surat sudah tercantum alamat. Penulisan nama tempat atau kota diperlukan jika
surat tidak berkop. Nama bulan hendaklah ditulis dengan huruf secara lengkap, tidak disingkat dan tidak
ditulis dengan angka.
Contoh penulisan tanggal yang benar :
- 12 Agustus 2002 (jika surat menggunakan kop)
- Pamekasan, 12 Agustus 2002 (Jika surat tidak menggunakan kop)
Contoh penulisan tanggal yang salah :
- Pamekasan, tgl. 20-01-2005
- Pamekasan : tgl 20 Januari 2005
- Pamekasan, 25-01-05
- 1 Jan, 2005
- 1-2-2005
3) Nomor surat
Setiap surat resmi selalu disertai dengan nomor surat
yang berguna untuk memudahkan pencarian arsip surat itu kembali, memudahkan
penyimpanan dan mengetahui banyaknya surat keluar. Nomor surat juga berguna
bagi penerima surat dalam proses administrasi surat. Nomor surat dibuat dan
dibakukan oleh organisasi yang bersangkutan.
Pada umumnya penulisan nomor surat atau indeks surat memiliki format:
Nomor/Bentuk
Surat/Pengirim/Bulan/Tahun
-
Nomor
Nomor adalah angka yang ditulis sebagai petunjuk nomor dari surat yang
dikeluarkan.
-
Bentuk surat
Bentuk surat adalah penulisan kode maksud surat yang distandarkan oleh
organisasi bersangkutan.
-
Pengirim
Pengirim
adalah penulisan secara singkat pengirim surat, seperti Madrasah Aliyah
Al-Azhar disingkat MAZ.
-
Bulan
Bulan
adalah penulisan bulan ditulisnya surat. Penulisan bulan bisa menggunakan angka
biasa atau angka romawi. Contoh bulan Oktober ditulis dengan angka X atau 10.
-
Tahun
Tahun adalah penulisan angka tahun
ditulisnya surat misalnya 2005 menunjukkan tahun 2005.
Contoh penulisan indeks surat : 05/A.1/MAZ/X/2005
4) Lampiran
Lampiran adalah bagian surat yang berfungsi sebagai
petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat misalnya jadwal, salinan
ijazah, akte kelahiran, daftar riwayat hidup, harga, brosur, pengumuman, dan sebagainya.
Dalam lampiran diterangkan berapa helai atau berkas lampiran yang menyertai
surat.
Isi lampiran juga disebutkan dalam isi surat agar pembaca
surat lebih memahami lampiran yang disertakan bersama surat tersebut. Misalnya : Bersama ini kami lampirkan jadwal
pelajaran tahun ajaran baru 2015/2016 MA Al-Azhar.
5) Hal atau perihal
Hal atau
perihal merupakan bagian dari surat yang berfungsi untuk mengetahui isi surat
secara keseluruhan. Perihal membantu penerima surat dalam mengetahui isi pokok surat.
Perihal juga mempermudah dalam proses administrasi. Hal atau
Contoh : Hal : Pemberitahuan libur akhir semester
Hal :
Undangan rapat ajaran baru
6) Alamat surat
Surat yang ditulis selalu dicantumkan nama alamat tujuan.
Alamat tujuan ini ditulis di dua tempat yaitu di dalam surat dan di amplop.
Alamat tujuan surat ditulis selengkap dan jelas, terutama yang berada di amplop
sehingga kemungkinan salah alamat dapat dicegah atau dihindari.
Penulisan alamat surat yang menyebutkan nama harus memakai
sebutan Sdr, Bp, Tuan, atau Nn, tetapi bila bila disebutkan nama jabatannya,
maka tidak perlu memakai sebutan.
Contoh : Yth. Sdr Abdul Muis
Jl. Anggrek 123
Mojokerto
Kpd. Yth.
Kepala Madrasah Aliyah Al-Azhar
Panaan Palengaan Pamekasan.
Penulisan alamat pada amplop hendaknya mencantumkan kode
pos untuk memudahkan penyampaian dan mencegah kekeliruan penyampaian surat
kepada penerima. Alamat tujuan di amplop terletak di sebelah kanan bawah sampul.
Contoh penulisan alamat pada amplop surat
 |
Alamat pengirim surat bagi
amplop yang tidak berkop dapat ditulis pada 3 kemungkinan berikut ini :
a) pada halaman muka di sudut kiri atas;
b) pada halaman muka di sudut kiri bawah; atau
c) pada halaman belakang sampul di bagian atas tengah
Contoh penulisan alamat surat :
a) Alamat surat kepada seseorang atau perorangan
Kepada
Yth. Bapak Ahmad Erfan Hamdi
Jl. Kalimati No 3 A Mojokerto
Atau
Kepada Yth.
Bapak Ahmad Erfan Hamdi
Jl. Kalimati No 3 A Mojokerto
Atau bisa menghilangkan ”Kepada”
Yth.
Bapak Ahmad Erfan Hamdi
Jl. Kalimati No 3 A Mojokerto
b) Alamat surat kepada pejabat
pemerintah
Kepada Yth.
Kepala Direktorat Jenderal Bea Dan Cukai
Jl. Manggarai 98 Jakarta Pusat
Atau
Kepada
Yth. Bapak Menteri Pendidikan Nasional
Jl. WR. Supratman 10 Jakarta Pusat.
c)
Alamat surat yang
ditujukan kepada perusahaan
Kepada
PT Usaha Mandiri
Jl. Jokotole 15 Pamekasan
Kepada
Penerbit Media Pustaka
Jl. Pakis Tirtosari No 20 Surabaya
Kepada
Hotel Ibis Surabaya
Jl. Jembatan Merah 24 Surabaya
d)
Alamat surat yang
dialamatkan kepada pemasang iklan
Kepada
Yth. Pemasang Iklan No. AA.76321 p/a
Harian Kompas
Jl. Gajahmada No 108 Jakarta
e)
Alamat dengan menggunakan
u.p. = untuk diperhatikan
Kepada
Yth. Direksi Bank Pembangunan
Jl. Roa Malaka No 27 Jakarta
u.p. Drs. Bambang Irawan
b. Isi surat
Isi surat terdiri atas :
1) Salam pembuka
2) Paragraf isi
3) Salam penutup
1) Salam pembuka
Salam pembuka adalah
kalimat pembuka sebelum memasuki paragraf isi. Salam pembuka bertujuan untuk
menekankan adanya kesan sopan (jika surat ditujukan kepada atasan atau pejabat)
dan kesan akrab (jika surata ditujukan kepada
orang yang setingkat atau dibawahnya.
Salam pembuka
biasanya menggunakan kata-kata :
- Assalamualaikum, Wr. Wb.
- Dengan hormat
- Saudara yang terhormat
- Bapak .............. yang terhormat.
- Ibunda tercinta
- Ananda ............
2). Paragraf isi
Paragraf
isi adalah satu kesatuan pikiran yang merupakan himpunan kalimat yang berkaitan
dengan satu rangkaian untuk membuat sebuah gagasan. Kata lain dari paragraf
adalah alinea. Satu paragraf terdiri dari satu alinea atau lebih. Dalam surat
ada tiga paragraf yaitu paragraf pembuka, paragaraf isi, dan paragaraf penutup.
a) Paragraf pembukaan
Paragraf pembuka disebut juga kalimat
pendahuluan. Kalimat ini ditulis setelah salam pembuka. Paragraf pembuka berisi
kalimat yang mengantarkan pokok pikiran menuju paragraf berikutnya. Parafraf
pembuka berfungsi sebagai pengantar kepada isi surat. Oleh karena itu kalimat
yang digunakan yaitu kalimat yang dapat
menumbuhkan minat dan perhatian bagi pembaca. Penulisan kalimat pembuka juga
disesuaikan dengan maksud/tujuan surat. Berikut contoh-contoh kalimat pembuka:
1. Kalimat pembuka untuk menjawab surat yang diterima, misalnya :
a. Surat Saudara tanggal 5 November 2007, No. 15/Ni/03/2007 tentang penawaran
kerjasama dalam pelatihan administrasi kesekretariatan telah kami terima dan
kami mengucapkan terimakasih atas kepercayaannya saudara kepada kami.
b. Membalas (menjawab) surat saudara tertanggal 7 September 2006, No.
121/KDSB-03/09/2006, dengan ini kami beritahukan bahwa ...................
c. Memenuhi surat Saudara 15 Mei 2005 No. 32/MA.DUBA/05/2005, bersama ini kami
kirimkan ...................
d. Berhubungan dengan lamaran Saudara, tertanggal ..................., dengan
ini kami beritahukan bahwa ...................
e. Surat Saudara tertanggal ................... No. ................... telah
kami terima dengan gembira. Sehubungan dengan itu, dengan ini kami beritahukan
bahwa ...................
2. Paragraf pembuka
untuk surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pernyataan, dan yang
sejenis, digunakan kalimat pembuka sebagai berikut :
a. Dengan ini kami beritahukan bahwa ...................
b. Bersama ini kami sampaikan kepada Saudara ...................
c. Dengan sangat menyesal kami beritahukan kepada Saudara bahwa
...................
d. Dengan ini kami terangkan bahwa ...................
3.
Untuk menunjukkan
sesuatu yang menjadi dasar penyusunan surat, maka dipergunakan pargraf pembuka
sebagai berikut :
a. Berdasarkan hasil rapat kepala sekolah pada tanggal 9 Oktober 2007, dengan
ini dibertahukan bahwa ...................
b. Berkenaan dengan surat edaran Departemen Agama tertanggal
..................., No. ................... denga ini kami beritahukan bahwa
...................
c. Sehubungan dengan surat Ketua yayasan Al-Bayan tertanggal
..................., No ..................., dengan ini kami meminta kesediaan
bapak/ibu untuk ...................
4.
Untuk menyatakan
tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan paragraf pembuka sebagai
berikut :
a. Dalam rangka memperingati Tahun Baru Islam 1 Muharrom 1430, Yayasan
Al-Bayan akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut ...................
b. Dalam usaha mempersiapkan Ujian Nasional (UN) bagi siswa kelas 3 Ma
Al-Azhar, maka akan diadakan bimbingan belajar bagi siswa kelas 3, yang akan
diselenggarakan pada ...................
c. Salam silaturahmi kami sampaikan, semoga Bapak senantiasa melimpahkan
rahmat-Nya kepada Bapak, sehingga Bapak dapat melaksanakan aktifitas
sehari-hari dengan baik.
2) Paragraf Isi
Pargraf Isi
adalah isi surat yang sesungguhnya yang memuat persoalan yang akan dikemukakan
oleh penulis surat. Isi surat dapat berupa sesuatu yang diberitahukan,
ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya. Isi surat harus singkat,
jelas, sopan, dan singkat. Hindari kata-kata asing yang sulit dipahami, karena
dikhawatirkan tidak dimengerti oleh pembaca.
Pargraf
isi dapat terdri dari satu atau lebih paragraf, bergantung dari banyaknya pokok
masalah yang hendak dibicarakan.
Contoh isi
surat:
a) Berdasarkan keterangan yang
terdapat pada surat Saudara, kami tertarik untuk bekerja sama dalam pelatihan
administrasi kesekretariatan. Untuk itu kami mengundang Saudara ke tempat kami
untuk membicarakan format kerja sama ini lebih lanjut.
b) Selanjutnya kami mengharap kehadiran Bapak pada .............
3) Pragraf penutup
Paragraf penutup
adalah kalimat yang berfungsi menutup pembicaraan dalam surat. Kalimat yang
disampaikan dapat berupa harapan atau ucapan terimakasih.
Contoh paragraf penutup :
a) Atas perhatian dan kerjasama Bapak kami sampaikan terimakasih.
b) Demikian agar menjadi maklum .........
c) Demikian surat saya, terimakasih atas kebijaksanaan Bapak .........
d) Kami harap hal ini mendapat perhatian Saudara sepenuhnya, dan untuk itu tak
lupa kami sampaikan terimakasih.
e) Menunggu kabar Saudara selanjutnya dengan segera.
f) Sambil menunggu balasan saudara, kami ucapkan terimakasih.
g) Besar harapan kami, semoga Bapak mempertimbangkan dan menerima surat
lamaran ini.
h) Mengingat pentingnya rapat ini, kami berharap Saudara datang tepat waktu.
i) Demikian surat ini kami buat, agar dipergunakan sebagaimana mestinya.
3. Salam penutup
Salam penutup adalah kalimat
yang menutup pembicaraan dan menyatakan pembicaraan sudah selesai. Salam
penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setelah berkomunikasi
dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan diantara paragraf penutup dan
tandatangan pengirim. Salam penutup yang lazim digunakan yaitu :
1. Wassalamualaikum
2. Teriring salam
3. Salam takdim
4. Salam kami
5. Hormat kami
c. Kaki surat
Kaki surat terdiri atas :
1) Tandatangan
2) Nama terang dan jabatan
3) Cap dinas
4) Tembusan (bila perlu)
1)
Tandatangan
Surat dinas diangagp sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi
2)
Nama terang dan
jabatan
Nama jelas penandatangan dicantumkan di
bawah tandatangan dengan huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi
kurung dan tanpa diberi tanda baca apapun.
3) Cap dinas
Cap dinas atau stempel penting dibubuhkan dalam surat dinas sebagai bukti
bahwa surat itu benar-benar datang dari organisasi bersangkutan.
4) Tembusan
Tembusan (c.c. =
carbon copy) dibuat jiki isi surat perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang
ada hubungannya dengan surat tersebut. Dengan cara demikian, pembaca mengetahui
bahwa surat tersebut dikirim kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi
surat tersebut. Tembusan dicantumkan jika memang ada pihak lain yang harus
mengetahui isi surat.
Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus dengan
Nomor, lampiran, dan perihal. Tembusan hedaklah disusun berdasarkan urutan
tingkatan jabatan instansi yang bersangkutan
c.
Pengelolaan surat
Setiap
organisasi termasuk sekola akan terlibat dengan kegiatan pengelolaan surat
menyurat. Oleh karena surat merupakan dokumen penting bagi organisasi, maka
surat harus dikelola dengan baik dan ditangani oleh pegawai administrasi.
Pengelolaan surat meliputi pengelolaan surat masuk dan pengelolaan surat keluar.[6].
1)
Pengelolaan surat masuk
Kegiatan
pengelolaan surat masuk dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu tahap
penerimaan, penyortiran, pencatatan, pengarahan, pengolahan, dan penyimpanan
surat.
a)
Penerimaan surat
Pada
tahap penerimaan surat, kegiatan administrasi yang dilakukan adalah
- Menerima
surat
- Memeriksa
jumlah dan alamat surat (apakah alamat yang diterima benar-benar pada
alamatnya)
-
Jika
surat yang diterima itu benar dan sesuai dengan alamatnya, kemudian petugas
memberikan paraf, nama terang dan tanggal pada buku ekspedisi/buku pengantar
surat.
-
Meneliti
sifat surat, kesesuaian surat, dan katagori surat.
b)
Penyortiran
surat
Setelah surat
diterima, dilanjutkan dengan penyortiran. Kegiatan penyortiran yaitu:
-
Mengelompokkan
surat-surat ke dalam kelompok surat dinas dan surat pribadi. Surat pribadi
langsung diberikan kepada pribadi masing-masing tanpa diproses.
-
Menyortir
surat berdasarkan klasifikan surat
-
Memisahkan
surat menurut sifatnya, yaitu surat penting, surat rahasia, dan surat biasa.
-
Membubuhkan
tanggal penerimaan pada setiap surat. Tanggal penerimaan dibubuhkan pada lembar
surat jika surat terbuka, sedangkan surat rahasia dibubuhkan pada sampulnya.
c)
Pencatatan
surat
Pada
pencatatan surat dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
-
Mencatat
surat yang sudah diteliti pada buku agenda surat masuk. Buku agenda surat masuk
berisi nomor urut, tanggal penerimaan, nomor surat, perihal (isi surat), sifat
surat, pengirim, dan lammpiran.
Contoh
buku agenda surat masuk
|
No
|
Tanggal Diterima
|
Nomor Surat
|
Isi Surat
|
Sifat surat
|
Pengirim
|
lampiran
|
Ket
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-
Surat
yang telah dicatat dilampiri dengan sehelai lembar disposisi. Bentuk lembar
disposisi adalah sebagai berikut:
- Selanjutnya
surat-surat yang sudah dilengkapi dengan lembar disposisi diserahkan kepada
pimpinan.
d)
Pengarahan surat
Kegiatan
pada tahap ini adalah
- Memberikan
disposisi tentang tindak lanjut yang harus dikerjakan terhadap surat tersebut.
- Setelah
disposisi diberikan, surat tersebut diserahkan kembali kepada petugas untuk
diolah lebih lanjut.
e)
Pengolahan surat
Kegiatan
pada tahap ini adalah:
- Menerima
surat yang sudah didisposisi, kemudian membahas disposisi tersebut untuk
dilakukan tindak lanjut.
- Menyimpan
surat sementara selama surat tersebut masih dalam pengolahan sebagai surat
aktif.
f)
Penyimpanan surat
Kegiatan
ini merupakan kegiatan terakhir yaitu:
- Menerima
surat-surat yang tidak aktif untuk disimpan
- Melakukan
penyimpanan surat secara sistematis sehingga apabilan diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2) Pengolaan
surat keluar
Surat
keluar adalah surat yang yang dibuat
oleh organisasi yang ditujukan kepada unit kerja atau seseorang bawahannya atau
organisasi lainnya. Pengelolaan surat keluar meliputi beberapa tahap yaitu:
tahap pembuatan konsep, penandatanganan, pengiriman, dan penyimpanan arsip
a)
Pembuatan konsep
Sebelum
diketik, surat dinas terlebih dahulu dibuat konsep. Sesudah dikonsep, pembuat
konsep menandatangani konsep ditempat ang tersedia dalam lembar konsep surat
dan mengemukakan kepada pejabat yang berwenang untuk dimintakan persetujuan.
Konsep yang telah disetujui diteruskan kepada petugas yang mengurusi agenda surat
keluar untuk memperoleh nomor surat. Baru setelah itu diketik.
b)
Penandatangan
Surat
yang telah diketik, disampaikan kepada petugas yang berwenang untuk meneliti
kebenaran isi surat tersebut. Apabila surat sudah benar, maka surat diteruskan
kepada pejabat yang berwenang menandatangani surat. Surat yang sudah
ditandatangani dibubuhi cap jabatan pada sebelah kiri dengan menutupi sedikit
tanda tangan tersebut.
c)
Pengiriman
Setelah
surat ditandatangani, kemudian dilakukan penyelesaian untuk dikirim. Sebelum
dikirim diteliti terlebih dahulu kebenaran alamat surat yang tertera pada
sampul.
d)
Penyimpanan arsip
Arsip surat diberikan kepada petugas
yang bertanggung jawab untuk menyimpan surat agar mudah ditemukan kembali bila
dibutuhkan.
C.
Pengarsipan surat
Pengarsipan
atau penataan surat merupakan puncak dari kegiatn administrasi tata usaha. Oleh
karena itu, setelah pengelolaan surat baik surat keluar maupun surat masuk,
diakhiri dengan kegiatan pengarsipan. Kegiatan pengarsipan tidak terbatas pada
surat, tetapi meliputi segala surat, naskah, dokumen, warkat, dan lainnya.
Ditinjau
dari fungsinya arsip dibedakan menjadi dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok serta
pelaksanaan penyelenggaraan administrasi pendidikan di sekolah[7].
Pengarsipan
merupakan salah satu kegiatan administrasi tata usaha yang berupa kegiatan
menyimpan, memelihara, dan mengawetkan secara sistimatis sehingga mudah
ditemukan kembali apabila diperlukan.
Ada
dua kemungkinan cara pengarsipan arsip di sekolah yaitu secara terpusat dan
tidak terpusat. Pengarsipan secara terpusat yaitu pengarsiapan yang dilakukan
secara menyeluruh menjadi satu. Sedang pengarsipan yang tidak terpusat yaitu
pengarsipan yang dikelompokkan berdasarkan tugas yang berbeda sesuai dengan
pengelompokan tugas dalam organisasi. Karena organisasi sekolah adalah
organisasi yang relatif kecil, maka penataan arsip secara terpusat lebih menguntungkan.
1. Pengklasifikasian
arsip
Pengklasifikasian
arsip adalah penyimpanan arsip secara sistimatis agar dapat ditemukan dengan
mudah bila diperlukan. Pada prinsipnya pengklasifikasian arsip merupakan usaha
untuk menggolongkan arsip berdasarkan fungsi atau kegiatan organisasi.
Model-model
klasifikasi surat ada lima yaitu:
a.
Sistem abjad (alphabetic filling)
Sistem
abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan huruf abjad atau
huruf-huruf pertama nama orang atau suatu badan organisasi.
b.
Sistem masalah (subject filling)
Sistem
masalah adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah atau pokok masalah
surat.
c.
Sistem tanggal (chronological filling)
Sistem
tanggal adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan hari atau tanggal
surat yang berpedoman kepada tanggal pembuatan atau penerimaan surat.
d.
Sistem nomor (numeric filling)
Sistem
nomor adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan angka-angka atau nomor-nomor
yang telah ditetapkan.
e.
Sistem wilayah (geographical filling)
Sistem
wilayah adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan nama wilayah asal surat[8].
Ditinjau
dari fungsinya, model klasifikasi yang paling sesuai digunakan di sekolah yaitu
klasifikasi berdasarkan masalah. Artinya arsip-arsip digolongkan menurut pokok
masalah/pokok isi surat yang terkandung di dalamnya. Dalam hal ini surat
disimpan berdasarkan perhal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam
kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan dalam kelompok keuangan,
dan sebagainya.
Pengarsipan
berdasarkan masalah dilakukan dengan memberikan kode arsip terlebih dahulu
berdasarkan jenis-jenis masalah yang ada dalam organisasi. Daftar klasifikasi
dibuat terlebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai
pedoman.
Untuk
sekolah yang kecil biasanya pengklasifikasian arsip dibuat berdasarkan pada
masalah utama, sedangkan untuk sekolah yang besar biasanya pengklasifikasian
dibuat berdasarkan masalah utama, dan sub masalah utama.
Contoh klasifikasi arsip untuk sekolah
yang kecil:
|
No
|
Masalah
|
Kode
|
|
1
|
Tata
usaha
|
A
|
|
2
|
Kurikulum
|
B
|
|
3
|
Kesiswaan
|
C
|
|
4
|
Sarana
dan prasarana
|
D
|
|
5
|
Hubungan
masyarakat
|
E
|
Contoh klasifikasi arsip untuk sekolah
yang besar:
|
No
|
Masalah
|
Sub Masalah
|
Kode
|
|
1
|
Keuangan
|
Gaji
Pengadaan
barang
Pajak
|
A.1
A.2
A.3
|
|
2
|
Kepegawaian
|
Pengangkatan
Kenaiakan
pangkat
Pemecatan
Cuti
|
B.1
B.2
B.3
B.4
|
2. Penyimpanan
arsip
Penyimpanan
arsip adalah sistem yang digunakan untk menyimpan arsip organisasi dengan
tujuan untuk menemukan dengan mudah ketika arsip diperlukan. Langkah-langkah penyimpanan
arsip yaitu:
a.
Memeriksa
Surat
yang diterima organisasi diperiksa apakah arsip tersebut layak untuk disimpan,
atau arsip masih dalam pemrosesan. Arsip
yang telah diperiksa diberi tanda bahwa arsip tersebut telah diperiksa
sehingga siap diproses lebih lanjut. Langkah ini disebut dengan istilah “release”.
b.
Mengindeks
Mengindeks
adalah proses menemukan kata tangkap (caption)
dari suatu arsip. kegiatan mengindeks dilakukan dengan menentukan subjek
surat. Dari indeks ini, petugas dapat melihat daftar klasifikasi subyek arsip
tersebut.
c.
Mengkode
Mengkode
adalah pemberian tanda pada arsip dengan cara menuliskan kata-kata di atas
kerta arsip dengan tujuan untuk memudahkan petugas untuk menempatkan arsip
sesuai dengan subjek yang benar.
d.
Menyortir
Menyortir
adalah mengelompokkan arsip terlebih dahulu untuk memudahkan penempatan di
tempat penyimpanan. Dengan penyortiran arsip dapat dikelompokkan berdasarkan
jenisnya. Namun jika arsip hanya sedikit, maka tidak perlu disortir, karena
dapat dilakukan penyimpanan sekaligus dengan mudah.
e.
Menempatkan
Langkah
terakhir penyimpanan adalah menempatkan arsip yang telah diproses melaui
beberapa langkah di atas.
3. Penggunaan
arsip
Adakalanya
arsip yang sudah disimpan, diperlukan kembali, sehingga harus dikeluarkan dari
tempat penyimpanannya. Untuk itu perlu diatur prosedur penggunaannya agar tidak
mudah hilang. Prosedur dalam penggunaan arsip yaitu pengambilan, penyerahan,
pengembalian, dan penyimpanan kembali
a.
Pengambilan
Pengambilan
arsip yang sudah disimpak dilakukan dilakukan dengan menggunakan “Karu Bukti
Pinjam Arsip” dua rangkap. Lembar pertama disimpat pada tempat penyimpatan
arsip sebagai pengganti, dan lembar kedua disimpat pada kotak pengingat yang
dapat mengingatkan petugas untuk menagihnya kembali.
Contoh
Kartu Bukti Pinjam Arsip:
|
KARTU BUKTI PINJAM ARSIP
|
|
|
Nama :
|
Unit
Kerja :
|
|
Arsip/Berkas
yang dipinjam:
|
|
|
Pokok
surat :
|
Tgl.
Dan No. Surat:
|
|
Dari :
|
Kepada :
|
|
Tgl.
Pinjam :
|
Tgl
Kembali :
|
|
Petugas :
|
|
b.
Penyerahan
Setelah
petugas menemukan kembali arsip yang telah diperlukan, maka arsip itu
dikeluarkan dari tempatnya dan diganti dengan lembar pertama kartu bukti pinjam
arsip. selanjutnya arsip tersebut diserahkan kepada yang berkepentingan.
c.
Pengembalian
Pengembalian
arsip dilakukan dalam tenggang waktu yang telah ditentukan sebagaimana tertera
dalam kartu bukti pinjam arsip. apabila sampai dengan waktu yang telah
ditentukan peminjam belum mengembalikan, maka petugas harus mengingatkan
pemimjam arsip tersebut.
d.
Penyimpanan
Pada
saat arsip dikembalikan, petugas penata arsip menyimpan kembali ke tempatnya
dengan mengeluarkan kartu bukti pinjam arsip. Kartu itu diberi tanda “telah
kembali” kemudian diserahkan kepada peminjam sebagai bukti bahwa peminjaman telah
selesai.
4. Penyusutan
arsip
Setelah
sekian lama organisasi berlangsung, memungkinkan arsip yang disimpan semakin
banyak sehingga dapat menimbulkan kesulitan dalam penataan dan penyediaan
ruangan. Oleh karena itu perlu dilakukan penyusutan. Upaya penyusutan dilakukan
dengan dua macam yaitu pemindahan dan penghapusan.
Langkah-langkah
dalam penyusutan arsip yaitu:
b. Penilaian
Sebelum
dilakukan penyusutan, arsip terlebih dahulu harus dilakukan penilaian oleh
panitia. Penialaian arsip dilakukan baik dilihat dari segi kegunaannya maupun
nilainya. Dilihat dari segi kegunaannya, arsip dibedakan menjadi arsip yang
aktif, semi aktif, dan in-aktif. Dilihat dari segi nilainya dapat dibedakan
menjadi arsip sementara dan arsip permanen.
c. Pemindahan
Pemindahan
arsip dapat dilakukan di dalam organisasi itu sendiri atau dipindah ke luar
organisasi. Pemindahan arsip di dalam organisasi merupakan pemindahan arsip
dari yang bersifat aktif ke semi aktif, atau dari semi aktif ke in-aktif.
Dengan pemindahan ini arsip yang aktif dapat dikurangi.sedangkan pemindahan
arsip ke luar organisasi adalah pemindahan arsip yang memiliki nilai permanen
misalnya pemindahan arsip dari organisasi tertentu ke Arsip Nasional. Arsip
permanen adalah arsip yang dianggap penting baik untuk kegunaan organisasi
pecipta atau untuk kegunaan lain seperti hasil penelitia.
d. Penghapusan
Arsip
yang bersifat in-aktif dan bersifat tidak penting atau tidak permanen dapat
dihapuskan dengan cara dimusnahkan. Untuk menghapus arsip dibentuk panitia yang
bertugas mengurus proses penghapusan. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan
dengan berita acara pemusnahan arsip.
Contoh
berita acara pemusnahan arsip:
|
Contoh
lampiran beria acara:
|
No
|
Bidang
|
Macam warkat
|
Pembuatan berkas surat
|
Jumlah satuan
|
Keterangan pemusnahan
|
|
|
Tahun
|
golongan
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
…………………………
2015
Yang
memusnahkan
1.
……………………… ( )
2.
……………………… ( )
D.
Buku Agenda Rapat Sekolah
Buku
agenda rapat sekolah atau notulen adalah buku yang berisi catatan-catatan tentang kegiatan rapat dinas di sekolah.
Hasil rapat perlu dicatat dalam sebuah buku yang disebut “Buku Notulen” karena
hasil rapat tersebut merupakan keputusan yang
yang menjadi landasan kebijakan sekolah.
Pencatatan
hasil rapat ditulis oleh seorang juru tulis yang disebut notulis yang ditunjuk
oleh pemimpin rapat. Pemimpin rapat adalah kepala sekolah atau jika berhalangan
diganti oleh wakil kepala sekolah.
Materi-materi
yang dibicarakan dalam rapat sekolah antara lain:
1. Rapat
persiapan ajaran baru
2. Rapat
penerimaan siswa baru
3. Rapat
pembagian tugas mengajar
4. Rapat
kelulusan Ujian Nasional
5. Rapat
kenaikan kelas
Contoh format buku notulen rapat
Rapat : …………………………………………………
Hari/tanggal : …………………………………………………
Hadir : …………………. Orang
Tidak hadir : 1. ………………………………………………
2. ………………………………………………
3. ………………………………………………
Pimpinan rapat : …………………………………………………
Agenda Rapat :1. .………………………………………………
2. ……………………………………………….
3. ……………………………………………….
Pembicara 1 : …………………………………………………
Pembicara 2 : …………………………………………………
Pembicara 3 : ………………………………………… ….dst.
Hasil rapat : . .………………………………………………
2. ……………………………………………….
3. ……………………………………………….
…………………..
2015
Mengetahui
Kepala sekolah Notulis,
( ) ( )
E.
Kegiatan Tata Usaha Sekolah
Kegiatan
tata usaha sekolah terdiri dari :
a.
Administrasi kepegawaian
b.
Administrasi ketata usahaan
c.
Administrasi keuangan
d.
Administrasi barang
e.
Administrasi kesiswaan
a.
Administrasi kepegawaian
Administrasi kepegawaian meguraikan tugas
dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usahan
kepegawaian di sekolah. Yang perlu disipakan dalam administrasi kepegawaian
antara lain:
1. File
guru dan pegawai (dokumen guru dan pegawai seperti SK guru, ijazah dan lainnya)
2. Buku
induk guru dan pegawai
3. Buku
kendali guru (buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat)
4. Buku
kemajuan guru dan pegawai
5. Buku
cuti pegawai dan guru
6. Buku
mutasi pegawai dan guru
7. Buku
data sertifiat pelatihan pegawai dan guru
b.
Administrasi ketata usahaan
Hal-hal
yang perlu disiapkan dalam administrasi ketata usahaan antara lain:
1. Program tata kerja tata usaha
2. Absensi dan rekap absen pegawai dan guru
3. Buku agenda keluar dan masuk
4. Buku ekspedisi
5. Sistem penyimpanan arsip
c.
Administrasi keuangan
Hal-hal
yang perlu disiapkan dalam administrasi keuangan antara lain:
1. Buku
kas umum
2. Buku
kas pembantu
3. Laporan
keuangan
d.
Administrasi barang
Hal-hal
yang pelu disiapkan dalam administrasi barang antara lain:
1. Buku
inventaris barang
2. Buku
non inventaris (barang-barang habis pakai)
3. Buku
pemeliharaan barang
4. Buku
kendali stok
e.
Administrasi kesiswaan
Hal-hal
yang perlu disipakan dalam adminitrasi keiswaan antara lain:
1. Buku
induk siswa
2. Buku
klaper
3. Buku
mutasi siswa
4. Buku
prestasi siswa
5. Rekap
absen siswa
6. Buku
kumpulan nilai
7. Foto
copy ijazah, SKHUN, transkrip, dan sertifikat siswa
8. Daftar
nominatif siswa (peserta ujian nasional).
9. Rapor
siswa
No comments:
Post a Comment